Voorbereidingen voor de overname van Intramed
Op deze pagina vind je alle informatie en stappen die nodig zijn voor een soepele praktijkovername. Van het voorbereiden van gegevens en documenten tot het aanstellen van key-users en het aanvragen van certificaten: alles staat overzichtelijk voor je op een rij. Volg de stappen stap voor stap, zodat alle benodigde zaken tijdig zijn geregeld.
Stap 1. Key-users selecteren binnen de organisatie
Wij werken met key-users tijdens de onboarding en bij de support daarna. Dit zijn interne experts binnen jouw organisatie die Intramed goed kennen. Key-users worden als eerste opgeleid en zijn tijdens de onboarding vaak nauw betrokken bij de inrichting van Intramed. Tijdens het onboardingproces is het belangrijk dat key-users tijd besteden aan de inrichting van Intramed. Dit betekent dat zij de software configureren, voorkeuren instellen, gebruikers toevoegen en koppelingen maken.
Na de onboarding zijn zij het centrale aanspreekpunt voor collega’s, testen nieuwe onderdelen en delen hun kennis met het team. Zo wordt Intramed altijd optimaal gebruikt binnen jullie praktijk. Mocht een key-user er niet uitkomen, dan kan hij of zij contact opnemen met de Customer Care-afdeling voor ondersteuning.
Aantal Key-users
Het is belangrijk om binnen je organisatie een passend aantal key-users aan te wijzen. Over het algemeen adviseren we per locatie één tot enkele key-users, afhankelijk van de grootte van de praktijk en het aantal medewerkers. Werk je met meer dan 15 collega’s? Dan adviseren wij minimaal vier key-users, waarbij ook de administratie/backoffice worden betrokken. Bij organisaties met meer dan 35 medewerkers is het advies om minimaal zes key-users aan te wijzen.
Stap 2: Zorg dat alle gegevens van koppelingen bekend zijn
Voor een soepele inrichting van Intramed is het belangrijk om vooraf alle relevante gegevens van de praktijk en locaties in kaart te brengen. Denk hierbij aan: agendaroosters per persoon, adressen en contactgegevens van locaties, praktijkgegevens zoals KVK-nummer, btw-nummer en andere informatie zoals rekeningnummer. Maak een overzicht van deze gegevens deze heb je tijdens de inrichting van Intramed nodig.
Stap 3: Inventariseer en controleer de devices binnen de praktijk
Voor een soepele praktijkovername is het belangrijk om vooraf inzicht te hebben in de devices waarop met Intramed wordt gewerkt. Denk hierbij aan computers (Windows of macOS), tablets en andere apparaten, zowel binnen de praktijk als eventueel op thuiswerkplekken. Controleer of er wijzigingen zijn ten opzichte van de huidige situatie en geef deze tijdens het planningsgesprek aan ons door. Zo kunnen we eventuele aanpassingen tijdig voorbereiden.
Controleer daarnaast of alle devices voldoen aan de systeemeisen van Intramed. Zo weet je zeker dat alle functionaliteiten goed blijven werken, voorkom je technische problemen en kunnen we optimale ondersteuning bieden. Door dit vooraf te controleren, zorg je voor een soepele voortzetting van het gebruik van Intramed.
Stap 4: Zorg dat alle gegevens van koppelingen bekend zijn
Tijdens de praktijkovername is het mogelijk om koppelingen met andere systemen aan te passen of opnieuw in te richten. Denk bijvoorbeeld aan Zorgmail, een eigen mailserver, Zorgvergoeding, ZorgDomein of PREM via Qualiview.
Zorg ervoor dat je vooraf een overzicht maakt van alle koppelingen die je wilt gebruiken en dat je de bijbehorende inloggegevens en autorisaties van je eigen organisatie beschikbaar hebt. De gegevens van de vorige praktijk kunnen niet worden overgenomen. Door de juiste gegevens tijdig aan te leveren, kunnen de koppelingen snel en zorgvuldig worden ingericht, zodat je na de overname direct aan de slag kunt.
Stap 5: Vraag een VECOZO systeemcertificaat en/of een UZI certificaat aan
Bij Intramed werken we niet met een toestemmingsverklaring, maar met een systeemcertificaat. Het is daarom belangrijk om dit op tijd aan te vragen, zodat de communicatie met bijvoorbeeld VECOZO voor een Controle op Verzekeringsrecht soepel verloopt.
Vraag daarom een VECOZO systeemcertificaat aan, zodat alles klaarstaat voordat de koppelingen in gebruik worden genomen. Houd er rekening mee dat het enkele dagen kan duren voordat het certificaat is aangemaakt.
Heb je al een systeemcertificaat bij VECOZO? Controleer dan of er een back-up is van je systeemcertificaat. Als die er nog niet is, maak dan een back-up. Instructies hiervoor vind je op de website van VECOZO onder ‘Hoe maak ik een back-up?’.
Indien je ook een UZI-certificaat wilt aanvragen voor het verifiëren van persoonsgegevens, kun je deze hier aanvragen.