Voorbereidingen voor de onboarding van Intramed

Op deze pagina vind je alle informatie en stappen die je nodig hebt om te starten met de onboarding van Intramed. Van het voorbereiden van gegevens en documenten tot het aanstellen van key-users en het aanvragen van certificaten: alles staat overzichtelijk voor je op een rij. Volg de stappen stap voor stap, zodat je soepel van start kunt gaan met Intramed.

Wij werken met key-users tijdens de onboarding en bij de support daarna. Dit zijn interne experts binnen jouw organisatie die Intramed goed kennen. Key-users worden als eerste opgeleid en zijn tijdens de onboarding vaak nauw betrokken bij de inrichting van Intramed. Tijdens het onboardingproces is het belangrijk dat key-users tijd besteden aan de inrichting van Intramed. Dit betekent dat zij de software configureren, voorkeuren instellen, gebruikers toevoegen en koppelingen maken.

Na de onboarding zijn zij het centrale aanspreekpunt voor collega’s, testen nieuwe onderdelen en delen hun kennis met het team. Zo wordt Intramed altijd optimaal gebruikt binnen jullie praktijk. Mocht een key-user er niet uitkomen, dan kan hij of zij contact opnemen met de Customer Care-afdeling voor ondersteuning.

Aantal Key-users
Het is belangrijk om binnen je organisatie een passend aantal key-users aan te wijzen. Over het algemeen adviseren we per locatie één tot enkele key-users, afhankelijk van de grootte van de praktijk en het aantal medewerkers. Werk je met meer dan 15 collega’s? Dan adviseren wij minimaal vier key-users, waarbij ook de administratie/backoffice worden betrokken. Bij organisaties met meer dan 35 medewerkers is het advies om minimaal zes key-users aan te wijzen.

Bij het overstappen naar Intramed is het belangrijk om goed te bepalen welke gegevens je wilt overnemen uit je huidige EPD. Houd er rekening mee dat niet alle gegevens altijd volledig kunnen worden overgezet. Soms is het daarom nodig om tijdelijk een inkijklicentie te behouden en/of een export van het oude EPD te bewaren, zodat je voldoet aan de medische bewaarplicht (ongeveer 20 jaar) en/of de financiële bewaarplicht (ongeveer 7 jaar).

Wat wij in elk geval kunnen overnemen zijn de NAW-gegevens van patiënten, artsen, instellingen en adressen, evenals gegevens van medewerkers. Indien het mogelijk is, dit is afhankelijk van de aanlevering van het voormalige EPD, kunnen wij ook zorgtrajectnummers en startdatum importeren in Intramed. Het is mogelijk om ook de documenten te importeren, hiervoor is het noodzakelijk dat de documenten en/of dossiers worden aangeleverd in mapjes met als mapnaam het patiëntennummer of BSN.

Tijdens het conversatiegesprek met onze conversiespecialisten bespreken we uitgebreid welke gegevens en documenten haalbaar zijn om over te zetten naar Intramed. Dit gesprek is het moment om te bepalen wat wél en niet meegenomen kan worden, zodat je vooraf precies weet waar je aan toe bent. Indien gewenst kan er een proefconversie plaatsvinden, waardoor je zelf kunt zien hoe de gegevens overkomen.

Voor een soepele inrichting van Intramed is het belangrijk om vooraf alle relevante gegevens van de praktijk en locaties in kaart te brengen. Denk hierbij aan: agendaroosters per persoon, adressen en contactgegevens van locaties, praktijkgegevens zoals KVK-nummer, btw-nummer en andere informatie zoals rekeningnummer.  Maak een overzicht van deze gegevens deze heb je tijdens de inrichting van Intramed nodig.

Voor een succesvolle overstap is het belangrijk om vooraf in kaart te brengen op welke devices er binnen de praktijk (en eventueel thuis) wordt gewerkt, zoals computers (Windows of MacOS), tablets of andere apparaten. Maak een overzicht van deze devices en geef deze informatie door aan ons tijdens het planningsgesprek. Zo kunnen wij rekening houden met de juiste configuraties en instellingen, zodat Intramed optimaal op alle apparaten werkt.

Het is belangrijk om je devices te controleren aan de hand van onze systeemeisen. Zo weet je zeker dat alle functionaliteiten goed werken, voorkom je technische problemen en kunnen we optimale ondersteuning bieden. Door vooraf te controleren of jouw apparatuur voldoet, zorg je voor een soepele en betrouwbare werking van onze systemen.
Systeemeisen Intramed


Tijdens het inrichten van Intramed is het soms nodig om koppelingen te maken met andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan Zorgmail of je eigen mailserver, zodat er namens jullie gemaild kan worden. Maar ook systemen zoals Zorgvergoeding, Zorgdomein of PREM via Qualieview kunnen gekoppeld worden.

Zorg er daarom voor dat je vooraf een lijst maakt van alle koppelingen die je wilt instellen en dat je de inloggegevens makkelijk bij de hand hebt. Zo kunnen de koppelingen sneller en soepel worden opgezet, zonder dat er eerst gezocht hoeft te worden naar gegevens.

Bij Intramed werken we niet met een toestemmingsverklaring, maar met een systeemcertificaat. Het is daarom belangrijk om dit op tijd aan te vragen, zodat de communicatie met bijvoorbeeld VECOZO voor een Controle op Verzekeringsrecht soepel verloopt.

Vraag daarom een VECOZO systeemcertificaat aan, zodat alles klaarstaat voordat de koppelingen in gebruik worden genomen. Houd er rekening mee dat het enkele dagen kan duren voordat het certificaat is aangemaakt.

Heb je al een systeemcertificaat bij VECOZO? Controleer dan of er een back-up is van je systeemcertificaat. Als die er nog niet is, maak dan een back-up. Instructies hiervoor vind je op de website van VECOZO onder ‘Hoe maak ik een back-up?’. 

Indien je ook een UZI-certificaat wilt aanvragen voor het verifiëren van persoonsgegevens, kun je deze hier aanvragen.