Checklist voor een juiste implementatie vóór livegang
Om optimaal gebruik te maken van Intramed is het belangrijk om de software goed in te richten voor je het gaat gebruiken. Een goede inrichting zorgt ervoor dat alles soepel en efficiënt werkt.
Op deze pagina vind je een overzicht met de stappen die je dient te doorlopen om Intramed goed in te richten. Denk aan het instellen van de juiste voorkeuren, het toevoegen van gebruikers en het maken van koppelingen. Volg de stappen één voor één om geen onderdelen over te slaan.
Tijdsindicatie
Het instellen van de checklist kost een gemiddelde praktijk (groter dan 10 therapeuten) gemiddeld 28 tot 35 uur. Omdat vele handen licht werk maken, is het verstandig om de taken te verdelen onder collega’s. Door samen onderdelen op te pakken, is de checklist sneller klaar en blijft de werkdruk voor iedereen beperkt. Bij 4 personen komt dit neer op ongeveer 7 tot 8 uur per persoon, terwijl een éénpitter bijvoorbeeld maar zo’n 7 uur bezig is.
Heb je vragen over de checklist? Neem dan contact op met ons Service Centrum.
Stap 1: Praktijkgegevens
In de praktijkgegevens worden gegevens vastgelegd in verband met de licentie en in verband met declareren. Hier kun je eventueel de locaties van je praktijk invoeren; deze worden dan gebruikt in de agenda en bij het plannen van afspraken. Deze gegevens worden ook meegenomen in de e-mails naar de patient voor afspraakbevestigingen.
Ga naar menu ‘Systeem’, ‘Organisatie’, ‘Praktijkgegevens.
Tabblad 1. Praktijk
Controleer de praktijkgegevens en pas aan waar nodig, zodat jouw automatische afspraakbevestiging straks de juiste gegevens bevat.
Tabblad 2: Licentie
De gegevens op tabblad 2 “Licentie” zijn al voor je ingevuld, hier hoef je nu zelf geen gegevens aan te passen.
Tabblad 3: Locaties
Hier richt je jouw praktijklocaties en ruimtes in. Werk je bijvoorbeeld met een specifieke behandelruimte die gereserveerd moet worden (echografie, specifiek testmateriaal etc), richt dan ook behandelruimtes in bij de locatie.
Meer informatie om de praktijkgegevens goed in te vullen vind je hier:
Stap 2: Systeemgegevens
In de systeemgegevens zijn veel instellingen al correct ingesteld, waardoor je deze niet hoeft aan te passen. We gaan hierbij uit van een normale praktijksituatie. Er zijn echter een aantal instellingen die je als praktijk zelf moet configureren. Hier vind je een overzicht van de stappen die je hiervoor zelf dient uit te voeren. Je kunt via menu [Systeem], [Organisatie],[Systeemgegevens] de systeemgegevens openen.
Tabblad “3. Nota instellingen
Met ingang van de GDS biedt Intramed alleen nog een standaardontwerp dat je kunt gebruiken. Deze nota is opgesteld volgens de vastgestelde richtlijnen. Het is niet meer mogelijk om grote aanpassingen in deze nota te maken, zoals voorheen mogelijk was. Intramed zal bij het declareren vanaf 1 januari alleen nog deze nota gebruiken, oude nota ontwerpen worden vanaf dat moment niet meer gebruikt voor behandelingen met de nieuwe declaratie standaard.
Tabblad “9. Logging”
Logging biedt inzicht in wat er binnen Intramed gebeurt. Het helpt bij het opsporen van fouten, het analyseren van prestaties en het controleren van gebruik. Door gebeurtenissen vast te leggen, kun je sneller problemen oplossen en de veiligheid en betrouwbaarheid van je praktijkomgeving verbeteren. Wij adviseren daarom goed te kijken welke stappen je wil loggen binnen het systeem van de gebruikers. Dit doe je door een vinkje te zetten achter de gebeurtenissen aan die je wilt loggen, en vink gebeurtenissen uit die je niet wilt loggen.
Tabblad “12. Standaard toestemmingen”
Door standaard toestemmingen in te stellen, zoals voor het versturen van nota’s per e-mail en afspraakbevestigingen, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Het voorkomt dat je deze voorkeuren handmatig per patiënt moet instellen en zorgt voor een consistente communicatie met je patiënten. Uiteraard kunnen deze instellingen altijd per patiënt aangepast worden indien nodig. Wij adviseren altijd om de vinkjes “Afspraakbevestiging via e-mail”, “Nota’s per e-mail”, “vragenlijsten online aanbieden” en “Mailing toegestaan” aan te zetten.
Stap 3: Medewerkers
Iedereen die behandelt en/of met Intramed wil werken, kan als medewerker in de administratie opgenomen worden. Medewerkers die behandelen zijn van belang omdat ze gekoppeld zijn aan patiënten, behandelseries en behandelingen. Voor medewerkers die niet behandelen, maar wel met het programma werken, is het van belang dat zij onder hun eigen naam kunnen werken.
Wanneer je een nieuwe medewerker toevoegt, is het belangrijk dat alle relevante gegevens correct worden ingevuld. Zorg er daarom voor dat je op tabblad “1. Algemeen” altijd de benodigde informatie invoert. Besteed daarbij extra aandacht aan het onderdeel “Beroepsgegevens” en vul alle beschikbare informatie in.
Declarant
Vul op tabblad “5. Declareren” onder ‘Verwerking’ de declarant in op welke naam de declaraties worden ingediend bij de Zorgverzekeraar, vaak is dit de eigenaar van de praktijk. Deze declarant zal ook gekoppeld worden aan de contracten en meegestuurd worden in het declaratiebestand.
Rechten
Wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt, is het belangrijk om de rechten vooraf goed in te stellen. Binnen Intramed doe je dit via gebruikersgroepen waarmee je in één keer de juiste rechten voor een hele groep medewerkers kunt configureren. Een zorgvuldige inrichting van de rechten is essentieel.
Als deze niet correct zijn ingesteld, kunnen gebruikers mogelijk geen toegang krijgen tot benodigde opties of juist toegang hebben tot onderdelen waarvoor ze geen rechten zouden mogen hebben. Wij adviseren daarom om op tabblad “2. Acties” de juiste vinkjes aan of uit te zetten, zodat elke medewerker alleen toegang heeft tot de onderdelen die passen bij zijn of haar rol.
Signaleringen
Met signaleringen krijg je een seintje wanneer het sessiejournaal niet is ingevuld óf wanneer er bijvoorbeeld geen vervolg afspraak is gemaakt. Je kunt op tabblad “3. Instellingen” onderaan de signaleringen aanzetten die de medewerker prettig vind of wat er binnen de praktijk is afgesproken.
Let op: Wanneer je niet met afwijkende declaraties of met vergoedingen? Dan adviseren wij om geen wijzigingen te doen op tabblad 5 en 7 van de medewerkerskaart.
Stap 4: Agenda roosters instellen
Het instellen van agenda roosters voor iedere medewerker is een belangrijke taak. Als je dit goed instelt werkt de agenda geordend en overzichtelijk. De agenda in Intramed werkt met meerdere niveau’s waarop je agenda roosters kunt instellen en wijzigen.
Algemene roosters
Richt in de systeemgegevens bij het tabblad 5. Agenda de standaard dagen in waarop de praktijk gesloten is, of waarop iedere collega exact dezelfde werktijden en locatie heeft.
Medewerker specifieke roosters
Is er sprake van verschillende start of eindtijden, of verschillende locaties? Zorg er dan voor dat je voor iedere medewerker op de medewerkerskaart tabblad 6. agenda een eigen dagrooster inricht per werkdag.
Meer informatie over het inrichten van agendaroosters vind je hier:
Stap 5: Formuliersets maken en verslaglegging standaardiseren
Wil je bij het maken van een eerste afspraak formulieren meesturen zodat de patiënt deze alvast thuis kan invullen of vooraf klaarzetten in het dossier? Zorg er dan voor dat de juiste formuliersets zijn aangemaakt. Formuliersets maken het mogelijk om een verzameling van veelgebruikte formulieren en meetinstrumenten eenvoudig te bundelen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een consistente werkwijze binnen je praktijk.
Denk bijvoorbeeld aan een set met intakeformulieren en relevante meetinstrumenten die je standaard gebruikt bij een specifieke klacht of doelgroep. Zo heb je alles in één keer beschikbaar en hoef je niet telkens handmatig losse formulieren toe te voegen.
Ook kun je in Intramed verschillende zaken rondom de verslaglegging standaardiseren. Dit zijn zaken die je natuurlijk niet allemaal voorafgaand aan de livegang hoeft in te stellen, maar waarvan het wel handig is dat je de mogelijkheden kent. In de key user cursus Instellingen heb je gezien hoe je een formulierset kunt maken. Op de pagina’s hieronder vind je een instructievideo en meer informatie over het standaardiseren en aanpassen van de verslaglegging.
Stap 6: Disciplines instellen
Door Disciplines in te richten in Intramed, worden er automatisch zaken ingevuld bij het maken van bijvoorbeeld een eerste afspraak. Dit zorgt voor minder administratieve handelingen en is daarom een belangrijke stap in het inrichten.
Disciplines binnen de praktijk toevoegen
Zorg ervoor dat alle disciplines die in jouw praktijk aanwezig zijn ook aangevinkt zijn en ingericht zijn in Intramed. Ga hiervoor naar systeem- organisatie- disciplines.
Disciplines per medewerker instellen
Controleer in de medewerkerskaart of de juiste discipline aangevinkt staat op tabblad 1 en tabblad 8.
Via onderstaande pagina vind je meer informatie en een instructievideo over het instellen van disciplines.
Stap 7: E-mail instellingen
Tijdens het installatiegesprek loop je met een Customer Care Specialist de E-mailinstellingen door, hierdoor kun je gebruik maken van je eigen SMTP gegevens binnen Intramed.
Aanpassen e-mail templates
In Intramed zijn een aantal standaard e-mail templates klaargezet die je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld een afspraakbevestiging, versturen van een nota en andere zaken. Deze kun je zelf aanpassen naar eigen wens. Controleer de standaard instellingen en pas waar nodig de e-mail templates aan.
Voor meer informatie over e-mail instellingen, e-mailtemplates en veilig verzenden, zie onderstaande pagina over e-mail instellingen. Hierbij kun je Stap 1: SMTP gegevens overslaan.
Stap 8: Patiëntenportaal instellen
Met het patiëntportaal van Intramed ben je niet alleen altijd bereikbaar voor jouw patiënten maar kun je ook de administratieve last verlichten door intakes en vragenlijsten te versturen. Ook kunnen patiënten zelf een afspraak inplannen en hun eigen gegevens inzien. Via onderstaande pagina kun je de benodigde informatie vinden om het patiëntportaal in te stellen.
Stap 9: Koppelingen met andere programma's/instellingen
In Intramed kun je koppelingen maken met andere programma’s, platforms of instellingen. Zoals bijvoorbeeld met ZorgDomein voor het ontvangen van verwijzingen en ZorgMail voor beveiligde gegevensuitwisseling. Via onderstaande pagina kun je doorklikken naar de koppelingen die je binnen de praktijk wil gaan gebruiken en instellen.
Wil je hierbij hulp? Neem dan contact op met je accountmanager om implementatie uren af te nemen.
Stap 10: Activeer afspraakherinneringen via HealthTrain en profiteer van alle voordelen
Als Intramed Compleet-gebruiker kun je direct profiteren van alle voordelen van HealthTrain. Door de veilige en betrouwbare koppeling met je EPD werk je zonder extra handelingen. Slimme herinneringen, realtime updates en een moderne omgeving voor oefeningen en communicatie helpen je om no-shows te verminderen en cliënten eenvoudig te begeleiden.
HealthTrain ondersteunt op dit moment twee platformen:
- MijnZorgApp – het vertrouwde platform dat veel praktijken al jaren gebruiken.
- HealthTrain Platform – de moderne opvolger die de komende periode stap voor stap wordt uitgerold. Alle huidige MijnZorgApp-gebruikers zullen op termijn worden uitgenodigd om over te stappen.
Intramed heeft jouw gegevens al doorgestuurd naar HealthTrain. Zij proberen je binnen 7 dagen te bellen om te helpen met de aansluiting. Wil je niet wachten? Plan dan zelf een belafspraak in met HealthTrain.